Kupovina specijalizovanih usluga kao što su knjigovodstvne usluge, pravno savetovanje ili na primer poreski konsalting, preduzetnicima mogu biti “glavobolja” jer najčšeće nisu teme kojima preduzetnici pristupaju sa “oduševljenjem” i lakoćom u procesu odabira i odlučivanja.
Iz tog razloga, probali smo u ovom tekstu da sumiramo najvažnije kriterijume koji mogu pomoći da odaberete što boljeg dobavljača za ovaj tip usluge.
Definišite potrebe svog poslovanja pre inicijalnog sastanka
Prvi korak je da vi kao preduzetnik jasno definišete šta vam tačno treba, odnosno da jasno izdefinišete očekivanja od agencije. Da li vam je potrebna samo osnovna obrada podataka i evidentiranje transakcija i zakonska izrada finansijskih izveštaja ili vam treba i dodatna podrška u vidu savetovanja? Različita preduzeća i razlićiti preduzetnici imaju različite potrebe, pa je važno da znate šta tačno tražite kako biste znali kako da odaberete partnera koji će zadovoljiti vaše potrebe.
Proverite stručnost i obaveznu licencu
Knjigovodstvena agencija treba da ima stručan tim sa odgovarajućim kvalifikacijama – i ovde bismo naglasili tim, jer u Srbiji postoji više stotina agencija koju čine 1 osoba, što predstavlja značajan rizik u konstantnosti isporučene usluge (o čemu ćemo dodatno više uskoro). Zato je bitno da proverite da li agencija koju razmatrate, ima “backup” podršku knjigovođi koji će voditi vašu kompaniju i takođe da li imaju licencirane računovođe. U Srbiji, agencije koje pružaju knjigovodstvene usluge trebalo bi da budu registrovane i, poželjno, članice stručnih udruženja kao što su Savez Računovođa i Revizora Srbije (SRRS) ili slične organizacije.
Iskustvo i reference koje mogu potkrepiti “prodajne tvrdnje”
Nakon što ste analizirali tim, važno je da tražite i konkretne reference koji će moći da odogovre na vama bitna pitanja. Pitajte za preporuke od drugih klijenata, posebno ako poslujete u specifičnoj niši, kao što su IT sektor, ugostiteljstvo ili trgovina i saznajte da li iskusto i znanje za koje ste dobili usmene potvrde, imaju utemeljenje u praksi.
IT podrška
Savremene knjigovodstvene agencije koriste softvere koji olakšavaju komunikaciju i obradu podataka. Pitajte agenciju koji softver koriste, na koji način se očekuje da razmenjujete podatke i papirologiju, da li imaju mogućnost online uvida u dokumentaciju, da li je moguće slanje dokumenata elektronski i koliko su digitalizovani njihovi procesi.
Transparentnost i cena usluge
Cena knjigovodstvenih usluga varira u zavisnosti od obima posla i kompleksnosti poslovanja. Bitno je da dobijete jasan cenovnik usluga i da znate šta tačno ulazi u cenu. Pazite na “skrivene troškove” kao što su dodatne naknade za vanredne usluge, a koje vam nisu iskomunicirane jasno.
Dostupnost i način komunikacije
Vaš knjigovođa treba da vam bude lako dostupan za konsultacije i pitanja, u dogovoorenom odzivnom vremenu. Jedna od stvar koju možete uraditi je da proverite da li imaju predviđene termine za konsultacije, koliko brzo odgovaraju na mejlove ili telefonske pozive, i koliko su spremni da vam objasne knjigovodstvene procese na jednostavan način.
Poznavanje poreskih propisa
Jedna od ključnih uloga knjigovodstvene agencije jeste pravilno tumačenje i primena poreskih propisa – iako za ovo postoji specijalizovana usluga, poželjno je da knjigovođa zna osnovne poreske efekte. Agencija treba da vas pravovremeno obaveštava o svim promenama zakona i da vam pomogne u optimizaciji poreskih obaveza, bez rizika od kazni.
Mogućnost skaliranja usluge
Kako se vaše poslovanje razvija, menjaće se i vaše knjigovodstvene potrebe. Odaberite agenciju koja može da raste sa vama, pruža dodatne usluge po potrebi i prilagođava se vašim novim zahtevima.
Sigurnost podataka
Preporučljivo je da sa agencijom potpišete ugovor koji jasno definiše obaveze, odgovornosti i način saradnje. Takođe, obratite pažnju na politiku agencije kada je u pitanju čuvanje i sigurnost vaših podataka.
Dodatne usluge
Neke agencije nude i dodatne usluge poput pravnog savetovanja, izrade biznis planova, finansijskog savetovanja ili vođenja administracije. Ako vam je potrebna šira podrška, birajte agenciju koja nudi širi spektar usluga.
Zaključak
Izbor knjigovodstvene agencije nije odluka koju treba doneti olako. Dobro knjigovodstvo čuva vaše vreme, novac i pomaže vam da gradite uspešno poslovanje. Definišite svoje potrebe, istražite ponudu, postavljajte prava pitanja i birajte partnere koji razumeju vaše ciljeve. Prava agencija će biti vaš saveznik na putu ka rastu i uspehu.