Digitalno knjigovodstvo nije samo slanje fotografija računa mejlom. Dobar digitalni proces određuje gde se dokument dostavlja, kako se imenuje, ko proverava kompletnost, kada se obrađuje i kako vlasnik firme dobija povratnu informaciju.
Cilj nije da se papir zameni nepreglednim brojem fajlova, već da firma i knjigovodstvena agencija imaju jedinstven, proverljiv tok dokumentacije.
Šta podrazumeva digitalno knjigovodstvo?
Digitalno knjigovodstvo obuhvata elektronsko prikupljanje, razmenu, organizaciju i obradu poslovne dokumentacije, uz dogovorene kontrole i rokove. U zavisnosti od firme, proces može uključivati:
- ulazne i izlazne račune;
- bankovne izvode i potvrde o plaćanju;
- ugovore i anekse;
- putne naloge i obračune troškova;
- dokumentaciju zaposlenih;
- podatke iz Sistema elektronskih faktura;
- podatke iz fiskalnih, prodajnih ili drugih poslovnih sistema;
- izveštaje koje knjigovodstvo vraća klijentu.
Kako izgleda mesečni proces?
1. Dokument nastaje ili stiže u firmu
Odgovorna osoba proverava da li dokument sadrži osnovne poslovne podatke i prosleđuje ga na dogovoreno mesto. Dokument ne treba da ostane samo u privatnom mejlu, aplikaciji za poruke ili telefonu zaposlenog.
2. Dokument se imenuje i razvrstava
Dosledno ime fajla olakšava pretragu i sprečava duplikate. Na primer, naziv može sadržati datum, dobavljača i broj dokumenta. Folderi mogu biti organizovani po mesecu i vrsti dokumenta, ali struktura treba da ostane jednostavna.
3. Knjigovodstvo proverava kompletnost
Agencija evidentira šta je primljeno i upozorava na nedostatke. Kontrola treba da se obavi pre poreskog roka, kako bi klijent imao vreme da dopuni dokumentaciju.
4. Podaci se obrađuju i usklađuju
Dokumenti se povezuju sa bankovnim prometom, evidencijama prodaje i drugim izvorima. Nejasne transakcije vraćaju se klijentu na objašnjenje, umesto da se pretpostavlja njihova svrha.
5. Klijent dobija obaveze i izveštaje
Dogovoreni kanal se koristi za iznose, rokove i poslovne preglede. Važno je da postoji potvrda da je klijent obavešten i da su eventualna pitanja rešena.
Koji format dokumenta je najbolji?
Izvorni elektronski dokument ili kvalitetan PDF je obično praktičniji od fotografije. Fotografija može biti prihvatljiva ako je cela isprava vidljiva, ravna, čitljiva i bez odsjaja, ali je slabija za automatsku obradu i arhiviranje.
Višestruko preuzimanje, fotografisanje i ponovno slanje istog dokumenta povećava rizik od gubitka kvaliteta i dupliranja. Zato pravilo treba da bude: jedan dogovoreni kanal i jedna važeća verzija dokumenta.
SEF, ePorezi i APR nisu isto što i interno digitalno knjigovodstvo
Državni portali imaju različite namene. Sistem elektronskih faktura uređuje razmenu i evidencije elektronskih faktura prema važećem zakonu. Portal ePorezi omogućava podnošenje elektronski potpisanih poreskih prijava, praćenje statusa i uvid u poreske račune. APR koristi poseban informacioni sistem za elektronsko dostavljanje finansijskih izveštaja.
Interni proces firme treba da poveže podatke iz ovih sistema sa ugovorima, bankovnim prometom, obračunima i internim odobrenjima. Sam pristup portalu ne znači da je dokumentacija kompletna.
Ko je odgovoran za dostavu dokumentacije?
Ugovor sa knjigovodstvenom agencijom treba da razgraniči odgovornosti. Klijent je odgovoran da blagovremeno dostavi potpune i istinite informacije, a agencija da ih obradi u ugovorenom obimu, upozori na uočene nedostatke i pripremi obaveze i izveštaje.
Odredite jednu osobu u firmi koja koordinira dostavu. Kada svi zaposleni šalju dokumente različitim kanalima, verovatnoća greške brzo raste.
Bezbednost digitalne razmene
Digitalni proces treba da odgovori na sledeća pitanja:
- ko ima pristup folderu ili softveru;
- da li svaki korisnik ima sopstveni nalog;
- kako se pristup ukida;
- da li postoji višefaktorska autentifikacija;
- koliko dugo se čuvaju fajlovi;
- da li postoje rezervne kopije;
- kako se šalju dokumenti koji sadrže lične podatke.
Lozinke ne treba slati zajedno sa dokumentima niti ih deliti između više osoba bez kontrole pristupa.
Najčešće greške u digitalnom knjigovodstvu
- dokumenti se dostavljaju kroz mejl, telefon i više aplikacija paralelno;
- fajlovi imaju nazive poput „scan1“ ili „image“;
- nedostaje deo računa ili prilog;
- isti dokument se šalje više puta;
- dostava se odlaže do dana pred poreski rok;
- nema odgovorne osobe za pitanja knjigovođe;
- ne čuva se dokaz o odobrenju ili poslovnoj svrsi troška.
Kako preći na digitalni proces?
- Popišite sve vrste dokumentacije koje firma koristi.
- Odredite jedan primarni kanal razmene.
- Dogovorite strukturu foldera i nazive fajlova.
- Odredite odgovorne osobe i rokove.
- Uvedite listu nedostajućih dokumenata.
- Testirajte proces tokom jednog poreskog perioda.
- Nakon testa uklonite nepotrebne korake i duple unose.
Pre promene agencije ili procesa korisno je proveriti i pitanja za izbor knjigovodstvene agencije, kao i način na koji se formira cena knjigovodstvenih usluga.
Organizujte knjigovodstvo bez duplih unosa
MB Finance pomaže klijentima da definišu tok dokumentacije, kontakt osobe i rokove u skladu sa realnim načinom rada firme. Pogledajte naše knjigovodstvene usluge i zatražite predlog procesa za svoje poslovanje.
Najčešća pitanja
Da li je dovoljno poslati fotografiju računa?
Zavisi od vrste dokumenta i dogovorenog procesa. Fotografija mora biti potpuna i čitljiva, ali je izvorni elektronski dokument ili kvalitetan PDF obično praktičniji za obradu i čuvanje.
Da li digitalno knjigovodstvo znači da se papir može odmah baciti?
Ne treba donositi takvu odluku bez provere propisa, vrste isprave i politike arhiviranja. Elektronska razmena sa knjigovođom nije automatski isto što i ispunjavanje svih zahteva čuvanja dokumentacije.
Može li vlasnik firme da prati status dokumentacije?
Može, ako proces uključuje evidenciju primljenih dokumenata, listu nedostataka i dogovorene izveštaje. Način praćenja treba definisati na početku saradnje.